O gerenciamento de projetos é possível. E é para todos.
No fim de 2012, ao conversar com a alta gestão da área de TI de um banco, ouvi do superintendente que eles não teriam conseguido atingir as metas do ano se estivessem “enquadrados” pelo PMBOK. Aquele não era o momento de argumentar, mas fiquei pensando em como as empresas com baixa maturidade em gerenciamento de projetos têm uma ideia errada a cerca do que seja trabalhar por projetos.
Em primeiro lugar, gerenciar projetos não significa ser enquadrado no PMBOK. O PMBOK é apenas um guia, assim como outros, de boas práticas em gerenciamento de projetos. Boa prática significa que existe um acordo geral de que sua aplicação pode aumentar as chances de sucesso em projetos. Mas não significa que devem ser sempre aplicadas de forma uniforme a todos os projetos.
Essa semana terminei uma consultoria de implantação de gerenciamento de projetos na Facury Engenharia – Gestão e Tecnologia, uma empresa com 3 pessoas apenas. Essa empresa gerencia projetos de média complexidade, como alguns projetos de prédios, tendo que integrar em torno de 10 disciplinas diferentes (elétrica, hidráulica, ar condicionado, acústica, incêndio, entre outros). Em 2013 gerenciou a Pousada de Inhotim, com a proposta de ser uma das mais luxuosas do Brasil. Quando entrei na empresa em 2012, o dono me disse que tinha insônia frequentemente devido ao monte de coisas que ele tinha que fazer e estava apenas na cabeça dele.
Em oito meses criamos e formalizamos um processo estruturado do trabalho da empresa, desde quando uma demanda chega até a entrega da mesma. O processo inteiro possui em torno de cinquenta atividades, todas descritas com suas entradas, responsáveis e saídas.
Acrescentamos pitadas de gerenciamento de projetos no processo da empresa: abertura do projeto, tratamento de stakeholders, plano do projeto com maior foco para escopo, comunicações, cronograma e riscos, formalização do kick-off, relatório de monitoramento rotineiro, relatório de status para visão mais geral do projeto, lista de issues, algumas reuniões obrigatórias que geram combinados importantes registrados em ata. Dentro da simplicidade, conseguimos fazer o que o gerenciamento de projetos se propõe: formalizar o planejamento, estabelecer e registrar combinados, acompanhar de perto a execução tomando ações preventivas e corretivas. A empresa ganhou maior previsibilidade, credibilidade por parte dos clientes e conseguiu, finalmente, mostrar o resultado do seu trabalho (gerenciar projetos) de forma tangível. Antes disso, nem ele mesmo sabia o valor do trabalho que fazia.
Não importa o tamanho da empresa. O que importa é saber aplicar as práticas de gerenciamento de projetos adaptadas e customizadas às necessidades de cada empresa para que essas práticas realmente tragam os resultados de gestão que cada empresa precisa. E, acredite, é possível. Mesmo para aquelas com pouco orçamento.
